Mengelola Dokumen Transaksi

KOMPETENSI DASAR
Mengelola Dokumen Transaksi
SUB KOMPETENSI
1. Pentingnya akuntansi
• Mengidentifikasi pengertian akuntansi
• Menjelaskan kegunaan akuntansi
• Menerangkan bidang spesialisasi akuntansi
• Menjelaskan profesi akuntansi
• Menjelaskan pihak-pihak yang membutuhkan informasi akuntansi
2. Persamaan dasar akuntansi
• Mendefinisikan persamaan dasar akuntansi
• Menerangkan bentuk persamaan dasar akuntansi
• Menerangkan mekanisme pencatatan transaksi
3. Identifikasi dokumen transaksi
• Menjelaskan pentingnya dokumen transaksi
• Menjelaskan jenis-jenis dokumen transaksi
4. Verifikasi dokumen transaksi
5. Memproses dokumen transaksi
• Menerangkan account-account terkait yang akan di debet dan kredit
• Menerangkan jumlah rupiah akun-akun yang akan di debet dan kredit
6. Mengarsip dokumen transaksi
Pendahuluan
Akuntansi adalah proses identifikasi dokumen, pencatatan dan pelaporan keuangan yang ditujukan pada pihak-pihak yang membutuhkan. Namun, hanya dokumen transaksi/dokumen keuangan yang akan dicatat atau dijurnal dan dijadikan dasar dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan. Pada bagian ini akan dipaparkan tentang definisi akuntansi, bidang spesialisasi akuntansi, profesi akuntansi, pihak-pihak yang membutuhkan laporan keuangan, persaman dasar akuntansi, definisi dokumen, verifikasi keabsahan dokumen, memproses dan mengarsip dokumen.
Materi
Pentingnya Akuntansi
Akuntansi menurut American Accounting Association (AAA) adalah proses mengidentifikasi, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi pihak pemakai informasi. Sedangkan akuntansi menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) adalah proses pencatatan, penggolongan dan peringkasan transaksi kejadian yang tepat (berdaya guna) dalam bentuk satuan uang dan penafsiran hasil dari proses tersebut. Dalam arti luas akuntansi adalah proses identifikasi, pengukuran dan komunikasi dari informasi ekonomi untuk menghasilkan pertimbangan dan keputusan-keputusan dari pemakai informasi tersebut.
Dalam pengertian akuntansi akan terdapat dua hal sebagai berikut :
  • Akuntansi adalah proses pengidentifikasian/pengenalan, pengukuran, pencatatan, dan pelaporan informasi ekonomi
  • Informasi ekonomi yang dihasilkan oleh akuntansi diharapkan akan berguna untuk penilaian dan pengambilan keputusan bagi pihak yang memerlukan.
Dari pengertian akuntansi tersebut dapat disimpulkan bahwa kegiatan akuntansi meliputi :
  1. Pencatatan (recording)
    Pencatatan adalah kegiatan pencatatan atas transaksi keuangan perusahaan yang terjadi ke dalam dokumen (bukti transaksi seperti : nota, kuitansi, cek) ke dalam buku harian (jurnal) yang tersedia pada perusahaan dengan cermat dan kronologis
  2. Penggolongan (classifying)
    Penggolongan merupakan kegiatan mengelompokan transaksi keuangan perusahaan ke dalam perkiraan buku besar
  3. Peringkasan (summarizing)
    Peringkasan merupakan kegiatan untuk meringkas transaksi keuangan yang sudah digolongkan ke buku besar ke dalam neraca saldo
  4. Pelaporan (reporting)
    Pelaporan adalah menyusun laporan keuangan yang terdiri dari laporan laba/rugi, laporan perubahan modal, neraca dan laporan arus kas serta catatan atas laporan keuangan
Bagi dunia bisnis kegunaan akuntansi adalah :
  • Menyediakan informasi ekonomis suatu perusahaan yang relevan untuk pengambilan keputusan investasi dan kredit yang tepat
  • Menjadi media komunikasi bisnis antara manajemen dan pengguna eksternal mengenai posisi keuangan perusahaan
  • Memberikan gambaran yang relevan mengenai kemampuan perusahaan menghasilkan laba dan arus kas perusahaan
  • Menjadi bentuk pertanggungjawaban manajemen kepada pemegang saham
  • Memberikan gambaran kondisi perusahaan dari satu periode ke periode berikutnya mengenai pertumbuhan/kemunduran dan pembandingan dengan perusahaan lain yang sejenis


Bidang akuntansi berdasarkan tujuannyaBerdasarkan tujuannya bidang akuntansi dapat dibedakan menjadi :
  • Akuntansi keuangan (financial accounting) yaitu bidang akuntansi yang tujuannya adalah mengolah data keuangan menjadi laporan keuangan baik untuk intern perusahaan maupun ekstern
  • Akuntansi biaya (cost accounting) yaitu bidang akuntansi yang tujuannya menyiapkan data transaksi keuangan yang berhubungan dengan biaya-biaya dalam proses produksi untuk penetapan harga pokok barang yang diproduksi
  • Akuntansi perpajakan (tax accounting) yaitu bidang akuntansi yang tujuannya adalah menyiapkan laporan keuangan untuk dasar penentuan pajak yang menjadi beban perusahaan serta perhitungan untuk kepentingan penyusunan laporan keuangan
  • Akuntansi anggaran (budgetary accounting) adalah bidang akuntansi yang tujuannya untuk penyusunan anggaran pada periode tetentu dimasa yang akan datang dan membandingkan hasil operasi dengan rencana yang telah ditetapkan.
  • Akuntansi pemeriksaan (auditing) adalah bidang akuntansi yang tujuannya memeriksa secara bebas atas data-data akuntansi dengan maksud meneliti kecermatan, kebenaran, catatan bukti transaksi dan menilai kebenaran atas laporan keuangan pada periode tertentu.
  • Akuntansi pemerintahan (government accounting) adalah bidang akuntansi yang tujuannya mengkhususkan diri dalam pencatatan dan pelaporan data keuangan yang terjadi pada badan-badan pemerintahan
  • Akuntansi manajemen (management accounting) adalah bidang akuntansi yang tujuannya menyediakan informasi untuk pihak manajemen guna mendukung operasi sehari-hari dan membuat kebijakan untuk masa yang akan datang.
  • Sistem akuntansi (accounting system) adalah bidang akuntansi yang tujuannya menetapkan prosedur dan pengendalian data keuangan sehingga proses pencatatan akuntansi dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien.
  • Akuntansi lembaga nirlaba (accounting for non-profit organization) adalah bidang akuntansi yang tujuannya mengkhususkan diri pada masalah pencatatan dan pelaporan transaksi dari unit-unit pemerintah yang tidak berorientasi profit.
  • Akuntansi internasional (international accounting) adalah bidang akuntansi yang berhubungan dengan masalah perdagangan internasional.
Bidang akuntansi berdasarkan profesinyaBerdasarkan profesinya bidang akuntansi dapat dibedakan menjadi :
  • Akuntan publik (public accountant) adalah akuntan swasta yang menyediakan jasa pemeriksaan terhadap laporan keuangan serta memberikan jasa kepada pihak yang memerlukan.
  • Akuntan intern (Private accountant) adalah akuntan yang bekerja di sebuah perusahaan dan menjadi bagian dari perusahaan.
  • Akuntan pemerintah (government accountant) adalah akuntan yang bekerja pada badan pemerintahan, perusahaan negara, bank pemerintah, direktorat jenderal pajak, direktorat jenderal pengawasan keuangan negara.
  • Akuntan pendidik adalah akuntan yang bertugas dalam pendidikan akuntansi yaitu mengajar, menyusun kurikulum, dan melakukan penelitian di bidang akuntansi.
Etika profesi adalah standar sikap yang disusun secara praktis, realistis dan idealis bagi para anggota profesi tersebut. Kode etik profesi akuntansi diatur oleh Ikatan Akuntan Indonesia meliputi :
  1. Tanggung jawab artinya harus bertanggung jawab untuk kepentingan publik.
  2. Integritas artinya dalam menjalankan tugas harus dengan penuh kejujuran untuk menjaga kepercayaan publik.
  3. Obyektif artinya mampu mengungkapkan data apa adanya.
  4. Independen artinya bebas pengaruh atau tidak dikendalikan oleh pohak-pihak dan tidak tergantung dengan pihak-pihak lain.
  5. Cermat dan teliti serta dalam pemberian jasa harus spesifik dan profesional.
Pihak-pihak yang membutuhkan informasi akuntansiPihak-pihak yang berkepentingan dengan informasi akuntansi dapat dikelompokan sebagai berikut :
  1. Pihak intern (internal user)
    Pengguna intern adalah biasanya pemilik atau pemegang saham, manajemen (pimpinan) dan pengelola perusahaan. Manajemen menggunakan informasi akuntansi untuk membuat perencanaan, kebijakan dimasa yang akan datang, pengawasan terhadap kegiatan perusahaan dan untuk mengetahui tingkat keberhasilan yang dicapai perusahaan.
  2. Pihak ekstern (external user)
    Pemakai informasi akuntansi yang termasuk dalam pihak ekstern adalah :
    • Investor membutuhkan informasi akuntansi untuk menilai prospek usaha suatu perusahaan, bagaimana posisi keuangan perusahaan tersebut, sehingga dapat mengambil keputusan dalam melakukan investasi pada perusahaan yang bersangkutan
    • Kreditur membutuhkan informasi akuntansi untuk dijadikan bahan pertimbangan dalam pemberian kredit.
    • Pemerintah membutuhkan informasi akuntansi untuk tujuan penentuan besarnya pajak yang harus dibayar oleh perusahaan dan pengawas pajak.
Persamaan Dasar Akuntansi
Persamaan Dasar AkuntansiPersamaan dasar akuntansi adalah sistematika pencatatan yang menggambarkan suatu hubungan yang ada pada perusahaan yaitu pengaruh transaksi terhadap posisi keuangan perusahaan yang meliputi harta (aktiva) dengan sumbernya (kewajiban dan ekuitas). Bentuk persamaan dasar akuntansi adalah :

Aktiva/harta adalah semua kekayaan yang dimiliki suatu perusahaan baik yang berwujud maupun tidak berwujud yang dapat dinilai dengan uang dan digunakan dalam operasi perusahaan.
Kewajiban/utang adalah utang-utang perusahaan yang timbul karena peristiwa (transaksi) masa lalu dan harus diselesaikan di masa yang akan datang dengan menyerahkan aktiva atau sumber daya perusahaan (berupa pelunasan).
Ekuitas/modal adalah hak pemilikan atas aktiva perusahaan yang merupakan kekayaan bersih yaitu selisih antara aktiva dikurangi dengan kewajiban.
Berdasarkan informasi dari persamaan dasar akuntansi dapat dijadikan acuan atau sarana dalam menyusun laporan keuangan (laporan laba/rugi, laporan perubahan modal, neraca dan laporan arus kas).
Pencatatan Transaksi ke dalam Persamaan Dasar AkuntansiContoh :
Pada tanggal 1 Juli 2009 Ibu Sarah memutuskan untuk mendirikan usaha “Salon Sarah”. Transaksi yang terjadi selama bulan Juli adalah sebagai berikut :
1 Juli Sarah menanamkan uangnya ke salon sebesar Rp 50.000.000,00

2 Juli Dibayar sewa gedung untuk satu tahun Rp 2.500.000,00

5 Juli Dibeli peralatan kredit RP 5.000.000,00

6 Juli Dibeli perlengkapan Rp 2.000.000,00, dibayar tunai Rp 1.000.000,00 Sisanya dibayar 2 minggu kemudian.

7 Juli Diterima pendapatan tunai Rp 5.000.000.00 dan yang masih berupa tagihan pada pihak lain adalah Rp 2.000.000,00.

10 Juli Dibayar utang 1,000,000.

Catatan :Dalam persamaan dasar akuntansi jumlah bagian aktiva akan selalu sama dengan penjumlahan kewajiban dengan modal. Bagian modal akan terpengaruh oleh empat transaksi yaitu investasi (penambahan modal), pendapatan (penambahan modal), pengambilan prive (pengurangan modal) dan terjadinya beban (pengurangan modal).
Mendefinisikan Dokumen Transaksi
Dokumen transaksi atau bukti transaksi atau bisa juga disebut bukti akuntansi adalah dokumen-dokumen dasar transaksi (baik yang dibuat sendiri maupun yang berasal dari pihak luar) yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau penyusunan laporan keuangan oleh suatu unit usaha. Bentuk bukti transaksi keuangan dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
  • Bukti transaksi intern, yaitu bukti transaksi yang berasal dan dilakukan di dalam lingkungan perusahaan itu sendiri. Contohnya adalah bukti memorial antar bagian/divisi dalam perusahan tersebut.
  • Bukti transaksi ekstern, yaitu bukti transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan. Contohnya adalah kuitansi nota kontan, faktur nota kredit nota debet, cek, bilyet giro.
Kuitansi
Kuitansi adalah tanda bukti pembayaran uang yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang. Kuitansi yang asli diserahkan kepada pihak yang membayar sedangkan tembusan/bonggol kuitansi disimpan pihak penerima.
Nota KontanNota kontan adalah bukti pembelian barang secara tunai yang dibuat oleh penjual dan aslinya diberikan kepada pembeli sedangkan tembusannya untuk arsip atau bukti transaksi bagi penjual.

Faktur/invoiceFaktur adalah bukti perhitungan pembelian/penjualan yang dilakukan secara kredit yang dibuat oleh penjual. Faktur terbagi dalam faktur pembelian dan faktur penjualan.

Nota KreditNota kredit adalah surat bukti terjadinya pengurangan piutang usaha karena ada pengembalian barang yang dibuat oleh penjual. Lembar yang asli diberikan kepada pembeli sedangakan salinannya disimpan oleh penjual.

Nota DebetNota debet adalah surat bukti terjadinya pengurangan utang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan yang tidak sesuai denan pesanan atau rusak yang dibuat oleh pihak pembeli. Lembar yang asli diserahkan kepada penjual dan salinannya disimpan oleh pembeli.

CekCek adalah surat perintah membayar kepada bank dari orang yang menandatangani untuk membayar sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau orang yang namanya disebut dalam cek.


Bilyet GiroBilyet Giro adalah surat perintah pemindahbukuan dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahkan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain.

Bukti memorialBukti memorial adalah bukti transaksi intern berupa memo (catatan) dari pinjaman perusahaan kepada bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan suatu kejadian.
Memverifikasi Dokumen Transaksi
Analisis bukti transaksi merupakan proses penentuan akun dan pengaruhnya terhadap akun yang lain. Dalam menganalisis bukti transaksi keuangan dibutuhkan ketelitian yang tinggi. Analisis bukti transaksi bertujuan untuk memeriksa kebenaran dan keabsahan bukti transaksi dan semua informasi yang tercantum didalamnya. Dengan adanya analsis kita akan mengetahui kapan terjadinya transaksi, jatuh tempo pembayaran dan pengaruhnya terhadap akun yang ada pada perusahaan serta keuntungan yang dapat kita peroleh dari transaksi tersebut.
Kegunaan analisis bukti transaksi keuangan adalah sebagai berikut :
  • Sebagai dasar pencatatan akuntansi
  • Untuk menghindari terjadinya duplikasi dalam pengumpulan data
  • Untuk mengurangi kesalahan dengan cara mencatat semua kejadian dalam bentuk tulisan
  • Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi
  • Sebagai media yang berisikan data informasi keuangan
Memproses Dokumen Transaksi
Jurnal merupakan pencatatan pertama kali (the book of original entry) dari suatu transaksi yang harus didasari tanda bukti transaksi yang terjadi. Pencatatan dalam jurnal melibatkan dua akun atau lebih yang harus didebet dan kredit dalam jumlah yang seimbang.
Akun /accountAkun adalah suatu daftar untuk mencatat transaksi keuangan yang mengakibatkan perubahan jumlah pada aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan beban. Akun-akun yang terdapat dalam neraca (aktiva, kewajiban dan ekuitas) dikelompokan menjadi akun riil, sedangkan akun-akun yang terdapat dalam laporan laba/rugi (pendapatan dan beban) dikelompokan menjadi akun nominal.
Aktiva (Assets)Aktiva adalah semua kekayaan yang dimiliki suatu perusahaan, baik yang berwujud maupun yang tidak berwujud yang dapat dinilai dengan uang dan digunakan dalam operasional perusahaan. Aktiva terbagi dalam :
  • Aktiva lancar adalah semua aktiva yang diharapkan dapat dicairkan tidak lebih dari satu tahun/satu siklus akuntansi.
  • Investasi jangka panjang adalah penanaman modal dalam perusahaan lain dalam jangka waktu yang panjang.
  • Aktiva tetap adalah kekayaan yang dimiliki perusahaan yang pemakaiannya lebih dari satu tahun dan digunakan untuk operasional perusahaan dan tidak untuk dijual kembali.
  • Aktiva tetap tak berwujud adalah hak istimewa yang dimiliki perusahaan dan mempunyai nilai namun tidak mempunyai bentuk secara fisik.
Kewajiban (Liabilities)Kewajiban adalah utang-utang perusahaan yang timbul karena peristiwa /transaksi masa lalu dan harus diselesaikan di masa yang akan datang dengan menyerahkan aktiva atau sumber daya perusahaan (berupa pelunasan). Kewajiban menurut jangka waktu pelunasan terbagi dalam kewajiban jangka pendek (kewajiban yang harus dilunasi tidak lebih dari satu tahun) dan kewajiban jangka panjang (kewajiban yang waktu pelunasannya lebih dari satu tahun).
Ekuitas (Equity)Ekuitas adalah hak pemilikan atas aktiva perusahaan yang merupakan kekayaan bersih yaitu selisih antara aktiva dan utang.
Pendapatan (Revenue)Pendapatan adalah penghasilan yang diperoleh melalui penyerahan barang atau jasa kepada para pembeli yang biasanya diukur dengan aktiva yang diterima sebagai penukaran atas barang atau jasa yang diserahkan selama periode tertentu. Pendapatan dibedakan menjadi pendapatan operasional (pendapatan dari kegiatan utama perusahaan) dan pendapatan non operasional (pendapatan yang diperoleh dari kegiatan utama/pokok perusahaan).
Beban (Expenses)Beban adalah semua pengorbanan yang terjadi untuk memperoleh pendapatan selama periode tertentu. Beban terbagi dalam beban operasional (beban yang terjadi dalam rangka memperoleh pendapatan operasional dan beban non operasional (beban yang terjadi yang tidak berkaitan dengan kegiatan utama perusahaan).
Berikut ini adalah aturan pendebetan dan pengkreditan akun :


Di dalam melakukan penjurnalan maka aturan pedebetan dan pengkreditan mempunyai peranan yang sangat penting, sebab apabila salah menempatkan menjadikan data tidak mencerminkan kondisi yang sebenarnya.
JurnalJurnal berasal dari bahasa Perancis yaitu journal yang berarti buku harian. Jurnal adalah buku harian yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang terjadi berupa pendebetan dan pengkreditan secara kronologis (menurut urutan tanggal) beserta penjelasan yang diperlukan. Jurnal memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :
  • Fungsi histories, artinya pencatatan setiap bukti transaksi dilakukan secara urut berdasarkan tanggal terjadinya transaksi.
  • Fungsi mencatat, artinya semua transaksi harus dicatat dalam jrnal tanpa ada yang tertinggal
  • Fungsi analisa, artinya pencatatan dalam jurnal merupakan hasil analisis transaksi berupa pendebetan dan pengkreditan serta jumlah masing-masing.
  • Fungsi instruksi, artinya jurnal merupakan perintah untuk mendebit dan mengkredit akun buku besar sesuai dengan catatan dalam jurnal.
  • Fungsi informatif, artinya catatan dalam jurnal memberikan penjelasan mengenai transaksi yang terjadi.
Jenis JurnalAda dua jenis jurnal yang digunakan yaitu :
  • Jurnal umum adalah formulir yang digunakan untuk mencatat setiap bukti transaksi berupa pendebetan dan pengkreditan secara kronologis beserta penjelasan-penjelasan yang diperlukan dari transaksi-transaksi tersebut.
  • Jurnal khusus adalah jurnal yang terdiri dari jurnal pembelian, penjualan, penerimaan kas, pengeluaran kas dan memorial yang digunakan untuk memudahkan pengelompokan transaksi sejenis dan biasanya digunakan oleh perusahaan besar.
Untuk lebih jelasnya lihatlah bagan dibawah ini :

Berikut ini adalah contoh soal dan jurnalnya :
Dibawah ini adalah transaksi u salon Sarah :
1 Juli 2009 Sarah menyetor uang tunai u modal sebesar Rp 50.000.000,00
2 Juli 2009 Dibayar sewa untuk 2 tahun sebesar Rp 2.500.000,00
5 Juli 2009 Dibeli peralatan tunai Rp 5.000.000,00
6 Juli 2009 Dibeli peraltan Rp 2.000.000,00 dan dibayar tunai Rp 1.000.000,00
7 Juli 2009 Diterima pendapatan sebesar Rp 5.000.000,00 tunai dan yang masih di pihak ketiga Rp 2.000.000,00
10 Juli 2009 Dibayar utang Rp 1.000.000,00
13 Juli 2009 Diterima piutang usaha Rp 2.000.000,00
17 Juli 2009 Diambil untuk kepentingan pribadi Rp 500.000,00
31 Juli 2009 a. Perlengkapan yang tersisa Rp 500.000,00
b. Penyusutan peralatan Rp 500.000,00

Pengarsipan Dokumen Transaksi
Pengarsipan DokumenBukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak. Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik ialah sebagai berikut :
Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti TransaksiBerikut ini adalah peraltan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi :
  • Mesin PenjilidMesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen

  • Stapler (hecht machine stapler)Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler

  • Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter
  • Mesin pemotomg kertas (paper cuter/guillotine)Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan
  • Mesin penghancur dokumen (shredden)
  • Lemari arsip (filling cabinet)Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.
  • Rak penyortirYaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing
Teknik Penyimpanan Bukti TransaksiTeknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah :
  • Sistem abjad (alphabetic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad
  • Sistem tanggal (chronological system)Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu
  • Sistem nomor (numeric system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka
  • Sistem wilayah (geographic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah
Latihan