Pendahuluan
Perusahaan pada umumnya mempunyai pengeluaran-pengeluaran setiap harinya. Untuk membiayai hal tersebut maka bila harus menunggu pencairan cek atau menunggu pengambilan uang dari kas perusahaan maka akan memakan waktu yang lama dan tidak efektif. Untuk itu perusahaan biasanya akan melakukan penyisihan sebagian uangnya dari dana kas umum perusahaan untuk digunakan sebagai dana pembiayaan bagi kegiatan-kegiatan yang sifatnya tidak rutin dan tidak membutuhkan biaya besar.
Dana tersebut biasa dikenal dengan nama kas kecil. Kas kecil adalah bagian dari pengelolaan kas besar yang diperuntukan untuk pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak efektif bila menggunakan cek, atau diambil dari kas besar perusahaan. Oleh karena itu diperlukan mekanisme yang tepat agar kas kecil mampu menggambarkan kondisi yang sebenarnya. Pada bagian ini akan dipaparkan tentang identifikasi kas, yang termasuk dalam golongan kas dan pengawasannya, pembentukan dana kas kecil, pemakaian dan pertanggungjawaban kas kecil, pengisian kembali kas kecil serta perlakuan apabila terjadi selisih dana kas kecil serta penempatannya dalam neraca dan laporan laba/rugi.
Dana tersebut biasa dikenal dengan nama kas kecil. Kas kecil adalah bagian dari pengelolaan kas besar yang diperuntukan untuk pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak efektif bila menggunakan cek, atau diambil dari kas besar perusahaan. Oleh karena itu diperlukan mekanisme yang tepat agar kas kecil mampu menggambarkan kondisi yang sebenarnya. Pada bagian ini akan dipaparkan tentang identifikasi kas, yang termasuk dalam golongan kas dan pengawasannya, pembentukan dana kas kecil, pemakaian dan pertanggungjawaban kas kecil, pengisian kembali kas kecil serta perlakuan apabila terjadi selisih dana kas kecil serta penempatannya dalam neraca dan laporan laba/rugi.
Kompetensi
Kompetensi : Memproses Dokumen Dana Kas Kecil
Sub Kompetensi : Identifikasi Administrasi Kas Kecil
Indikator : Setelah Anda mempelajari materi ini diharapkan Anda dapat :
1. Mengidentifikasi dana Kas
2. Menerangkan langkah-langkah dalam pengawasan kas
3. Menerangkan prosedur penghitungan uang kas
4. Menghitung selisih dana kas
5. Pengelolaan dana kas kecil
6. Menerangkan metode pengisian dana kas kecil
7. Menerangkan langkah-langkah mencatat saldo kas kecil di neraca
Sub Kompetensi : Identifikasi Administrasi Kas Kecil
Indikator : Setelah Anda mempelajari materi ini diharapkan Anda dapat :
1. Mengidentifikasi dana Kas
2. Menerangkan langkah-langkah dalam pengawasan kas
3. Menerangkan prosedur penghitungan uang kas
4. Menghitung selisih dana kas
5. Pengelolaan dana kas kecil
6. Menerangkan metode pengisian dana kas kecil
7. Menerangkan langkah-langkah mencatat saldo kas kecil di neraca
Materi
Identifikasi Dana Kas
Kas adalah aktiva lancar perusahaan yang terdiri dari uang kertas, uang logam, dan kertas berharga yang mempunyai sifat seperti uang yaitu dapat diterima sebagai alat pembayaran atau alat tukar, serta simpanan di bank yang dapat digunakan sewaktu-waktu yang digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.
Komponen-komponen yang termasuk dalam golongan kas adalah :
1. Uang tunai (uang logam dan uang kertas)
2. Uang simpanan di bank dalam bentuk tabungan atau giro
3. Cek adalah dokumen yang berisi perintah kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada orang atau perusahaan yang tertera di formulir cek
4. Bilyet giro adalah dokumen yang berisi perintah kepada bank untuk memindahkan rekening giro yang menandatangani (pembuat) kepada penerima (nasabah rekening giro lainnya)
5. Cek dalam perjalanan (traveler’s check) adalah cek yang dikeluarkan oleh suatu bank untuk melayani nasabah yang melakukan perjalanan jauh
6. Cek kasir (chasier’s check) adalah cek yang dibuat dan ditanda tangani oleh suatu bank dan dapat ditarik melalui bank itu sendiri
7. Wesel Pos adalah surat bukti pengiriman uang dari pihak pemberi kepada penerima yang namanya tercantum dalam wesel tersebut melalui media pos
Komponen-komponen yang tidak termasuk dalam golongan kas :
1. Deposito berjangka (time deposit) adalah simpanan di bank yang pengambilannya sesuai dengan jangka waktu sehingga tidak dapat diambil sewakatu-waktu.
2. Surat berharga (saham dan obligasi) yang diterbitkan oleh perusahaan lain
3. Wesel tagih adalah perintah tertulis tak bersyarat dari penarik kepada pihak tertarik untuk membayar sejumlah uang tertentu.
4. Cek mundur adalah cek yang pencairannya sesuai dengan jatuh tempo
5. Perangko
Kas adalah aktiva yang paling mudah dipindahtangankan sehingga memungkinkan terjadinya penyimpangan dan penyalahgunaan kas. Untuk mengamankan penggunaan kas diperlukan suatu pengawasan kas secara ketat. Pengawasan terhadap kas dilakukan melalui pengawasan penerimaan kas dan pengawasan pengeluaran kas serta pemeriksaan kas.
Cara pengawasan penerimaan kas adalah :
• Adanya bagian-bagian yang terpisah dalam menangani penerimaan kas
• Setiap penerimaan kas segera dicatat dalam jurnal penerimaan kas dan langsung disetor ke bank
• Setiap saat secara insidental diadakan pemeriksaan terhadap bagian-bagian yang menangani penerimaan kas
• Setiap hari dibuat laporan penerimaan kas
Cara pengawasan pengeluaran kas adalah :
• Adanya bagian-bagian yang terpisah dalam menangani pengeluaran kas
• Setiap pengeluaran kas yang jumlahnya besar sebaiknya memakai cek sedang pengeluaran yang jumlahnya kecil dibiayai dengan dana kas kecil
• Setiap saat secara incidental diadakan pemeriksaan terhadap bagian-bagian yang menangani pengeluaran kas
• Setiap hari dibuat laporan pengeluaran kas
Pemeriksaan kas yang dilakukan secara tiba-tiba merupakan bagian dari system pengawasan kas. Pengawasan kas dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
• Mengadakan verifikasi terhadap catatan-catatan dan cek-cek yang terkait dengan pengelolaan kas dalam periode tertentu
• Mengadakan pemeriksaan kas secara fisik dengan cara menghitung uang tunai dan surat-surat yang mempunyai sifat seperti kas
• Bagi perusahaan yang melakukan penyetoran semua penerimaan uangnya ke bank dan semua pengeluaran menggunakan cek, saldo kas menurut catatan perusahaan harus sama dengan saldo kas menurut laporan dari bank
Komponen-komponen yang termasuk dalam golongan kas adalah :
1. Uang tunai (uang logam dan uang kertas)
2. Uang simpanan di bank dalam bentuk tabungan atau giro
3. Cek adalah dokumen yang berisi perintah kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada orang atau perusahaan yang tertera di formulir cek
4. Bilyet giro adalah dokumen yang berisi perintah kepada bank untuk memindahkan rekening giro yang menandatangani (pembuat) kepada penerima (nasabah rekening giro lainnya)
5. Cek dalam perjalanan (traveler’s check) adalah cek yang dikeluarkan oleh suatu bank untuk melayani nasabah yang melakukan perjalanan jauh
6. Cek kasir (chasier’s check) adalah cek yang dibuat dan ditanda tangani oleh suatu bank dan dapat ditarik melalui bank itu sendiri
7. Wesel Pos adalah surat bukti pengiriman uang dari pihak pemberi kepada penerima yang namanya tercantum dalam wesel tersebut melalui media pos
Komponen-komponen yang tidak termasuk dalam golongan kas :
1. Deposito berjangka (time deposit) adalah simpanan di bank yang pengambilannya sesuai dengan jangka waktu sehingga tidak dapat diambil sewakatu-waktu.
2. Surat berharga (saham dan obligasi) yang diterbitkan oleh perusahaan lain
3. Wesel tagih adalah perintah tertulis tak bersyarat dari penarik kepada pihak tertarik untuk membayar sejumlah uang tertentu.
4. Cek mundur adalah cek yang pencairannya sesuai dengan jatuh tempo
5. Perangko
Kas adalah aktiva yang paling mudah dipindahtangankan sehingga memungkinkan terjadinya penyimpangan dan penyalahgunaan kas. Untuk mengamankan penggunaan kas diperlukan suatu pengawasan kas secara ketat. Pengawasan terhadap kas dilakukan melalui pengawasan penerimaan kas dan pengawasan pengeluaran kas serta pemeriksaan kas.
Cara pengawasan penerimaan kas adalah :
• Adanya bagian-bagian yang terpisah dalam menangani penerimaan kas
• Setiap penerimaan kas segera dicatat dalam jurnal penerimaan kas dan langsung disetor ke bank
• Setiap saat secara insidental diadakan pemeriksaan terhadap bagian-bagian yang menangani penerimaan kas
• Setiap hari dibuat laporan penerimaan kas
Cara pengawasan pengeluaran kas adalah :
• Adanya bagian-bagian yang terpisah dalam menangani pengeluaran kas
• Setiap pengeluaran kas yang jumlahnya besar sebaiknya memakai cek sedang pengeluaran yang jumlahnya kecil dibiayai dengan dana kas kecil
• Setiap saat secara incidental diadakan pemeriksaan terhadap bagian-bagian yang menangani pengeluaran kas
• Setiap hari dibuat laporan pengeluaran kas
Pemeriksaan kas yang dilakukan secara tiba-tiba merupakan bagian dari system pengawasan kas. Pengawasan kas dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
• Mengadakan verifikasi terhadap catatan-catatan dan cek-cek yang terkait dengan pengelolaan kas dalam periode tertentu
• Mengadakan pemeriksaan kas secara fisik dengan cara menghitung uang tunai dan surat-surat yang mempunyai sifat seperti kas
• Bagi perusahaan yang melakukan penyetoran semua penerimaan uangnya ke bank dan semua pengeluaran menggunakan cek, saldo kas menurut catatan perusahaan harus sama dengan saldo kas menurut laporan dari bank
Prosedur Penghitungan Uang Kas
Penghitungan uang kas dilakukan oleh petugas yang tidak terkait dengan tugas pengelolaan kas. Prosedur penghitungan uang kas ataupun kas kecil dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Perhitungan kas melalui catatan yang ada yaitu dengan melihat nilai saldo awal kas ditambah total penerimaan kas dan dikurangi dengan total pengeluaran kas. Saldo kas dapat dihitung sebagai berikut :
Saldo kas kecil awal periode Rp ………………………….
Penerimaan kas kecil dalam satu periode Rp ………………………… +
Rp …………………………
Pengeluaran kas kecil dalam satu periode Rp ………………………… -
Saldo kas kecil akhir periode Rp …………………………
2. Perhitungan saldo kas secara fisik yaitu dengan menghitung secara langsung uang yang ada dalam kas dan menghitung semua yang termasuk golongan kas.
1. Perhitungan kas melalui catatan yang ada yaitu dengan melihat nilai saldo awal kas ditambah total penerimaan kas dan dikurangi dengan total pengeluaran kas. Saldo kas dapat dihitung sebagai berikut :
Saldo kas kecil awal periode Rp ………………………….
Penerimaan kas kecil dalam satu periode Rp ………………………… +
Rp …………………………
Pengeluaran kas kecil dalam satu periode Rp ………………………… -
Saldo kas kecil akhir periode Rp …………………………
2. Perhitungan saldo kas secara fisik yaitu dengan menghitung secara langsung uang yang ada dalam kas dan menghitung semua yang termasuk golongan kas.
Penghitungan Selisih Dana Kas
Selisih kas ataupun kas kecil merupakan perbedaan yang terjadi antara jumlah kas menurut perhitungan fisik dengan catatan kas yang ada pada rekening bank maupun catatan buku besar kas pada perusahaan.
Terjadinya selisih kas dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut :
• Adanya uang palsu
• Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi penjualan tunai, misalnya kekeliruan saat melakukan pengembalian uang kepada pelanggan
• Adanya penerimaan atau pembayaran yang ada nilai recehannya
• Kesalahan pencatatan yang dilakukan baik pada saat melakukan penerimaan kas maupun pengeluaran kas sehingga harus dilakukan jurnal koreksi
• Sebab-sebab yang sama sekali tidak dapat diketahui
Apabila kas kecil menurut perhitungan fisik lebih besar bila dibandingkan dengan catatan buku besar kas kecil maka hal itu disebut sebagai selisih kas lebih (cash overage) tetapi apabila kas kecil menurut perhitungan fisik lebih kecil dibandingkan menurut catatan buku besar kas kecil maka disebut selisih kas kurang (cash shortage). Jurnal untuk mencatat selisih kas adalah sebagai berikut :
a. Selisih kas lebih (cash overage)
Kas Kecil Rp xxx -
Selisih kas Kecil - Rp xxx
b. Selisih kas kurang
Selisih kas Kecil Rp xxx -
Kas Kecil - Rp xxx
Selisih kas kecil lebih dianggap sebagai pendapatan dan selisih kas kecil kurang dianggap sebagai beban atau kerugian. Dalam laporan Laba/Rugi selisih kas lebih akan diinformasikan sebagai pendapatan di luar usaha dan selisih kas kurang akan diinformasikan sebagai beban di luar usaha.
Selisih kas yang terjadi saat terjadinya transaksi namun belum dicatat dalam jurnal maka tidak perlu dibuat jurnal koreksi, tetapi kalau sudah dicatat dalam jurnal atau karena kesalahan pencatatan maka harus dilakukan jurnal koreksi.
Contoh soal 1 :
Misalnya adalah pada tanggal 1 Juni 2009 perusahaan melakukan pembayaran beban sewa toko sebesar Rp 350.000,00 secara tunai, namun setelah dilakukan pemeriksaan ternyata terjadi kekeliruan untuk pembayaran sewa toko yang seharusnya Rp 350.000,00 tetapi tercatat Rp 530.000,00 maka jurnal koreksinya adalah sebagai berikut :
Jurnal yang salah/dicatat dalam buku besar kas perusahaan
Beban sewa toko Rp 530.000,00 -
Kas kecil - Rp 530.000,00
Jurnal yang seharusnya/benar
Beban sewa toko Rp 350.000,00 -
Kas kecil - Rp 350.000,00
Jurnal koreksi
Kas Kecil Rp 180.000,00 -
Beban sewa toko - Rp 180.000,00
Keterangan : karena terjadi pencatatan kas yang terlalu besar dari yang seharusnya maka kas harus ditambah sebesar selisihnya yaitu Rp 530.000,00 – Rp 350.000,00 = Rp 180.000,00
Contoh soal 2 :
Misalnya adalah pada tanggal 1 Juni 2009 perusahaan melakukan pembayaran beban sewa toko sebesar Rp 350.000,00 secara tunai, namun setelah dilakukan pemeriksaan ternyata terjadi kekeliruan untuk pembayaran sewa toko yang seharusnya Rp 350.000,00 tetapi tercatat Rp 530.000,00 dan yang seharusnya untuk pembayaran beban sewa toko tetapi tercatat pada akun pembayaran sewa kantor, maka jurnal koreksinya adalah sebagai berikut :
Jurnal yang salah/dicatat dalam buku besar kas perusahaan
Beban sewa kantor Rp 530.000,00 -
Kas kecil - Rp 530.000,00
Jurnal yang seharusnya/benar
Beban sewa toko Rp 350.000,00 -
Kas Kecil - Rp 350.000,00
Jurnal koreksi
Kas Kecil Rp 180.000,00 -
Beban sewa toko Rp 350.000,00 -
Beban sewa kantor - Rp 530.000,0
Terjadinya selisih kas dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut :
• Adanya uang palsu
• Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi penjualan tunai, misalnya kekeliruan saat melakukan pengembalian uang kepada pelanggan
• Adanya penerimaan atau pembayaran yang ada nilai recehannya
• Kesalahan pencatatan yang dilakukan baik pada saat melakukan penerimaan kas maupun pengeluaran kas sehingga harus dilakukan jurnal koreksi
• Sebab-sebab yang sama sekali tidak dapat diketahui
Apabila kas kecil menurut perhitungan fisik lebih besar bila dibandingkan dengan catatan buku besar kas kecil maka hal itu disebut sebagai selisih kas lebih (cash overage) tetapi apabila kas kecil menurut perhitungan fisik lebih kecil dibandingkan menurut catatan buku besar kas kecil maka disebut selisih kas kurang (cash shortage). Jurnal untuk mencatat selisih kas adalah sebagai berikut :
a. Selisih kas lebih (cash overage)
Kas Kecil Rp xxx -
Selisih kas Kecil - Rp xxx
b. Selisih kas kurang
Selisih kas Kecil Rp xxx -
Kas Kecil - Rp xxx
Selisih kas kecil lebih dianggap sebagai pendapatan dan selisih kas kecil kurang dianggap sebagai beban atau kerugian. Dalam laporan Laba/Rugi selisih kas lebih akan diinformasikan sebagai pendapatan di luar usaha dan selisih kas kurang akan diinformasikan sebagai beban di luar usaha.
Selisih kas yang terjadi saat terjadinya transaksi namun belum dicatat dalam jurnal maka tidak perlu dibuat jurnal koreksi, tetapi kalau sudah dicatat dalam jurnal atau karena kesalahan pencatatan maka harus dilakukan jurnal koreksi.
Contoh soal 1 :
Misalnya adalah pada tanggal 1 Juni 2009 perusahaan melakukan pembayaran beban sewa toko sebesar Rp 350.000,00 secara tunai, namun setelah dilakukan pemeriksaan ternyata terjadi kekeliruan untuk pembayaran sewa toko yang seharusnya Rp 350.000,00 tetapi tercatat Rp 530.000,00 maka jurnal koreksinya adalah sebagai berikut :
Jurnal yang salah/dicatat dalam buku besar kas perusahaan
Beban sewa toko Rp 530.000,00 -
Kas kecil - Rp 530.000,00
Jurnal yang seharusnya/benar
Beban sewa toko Rp 350.000,00 -
Kas kecil - Rp 350.000,00
Jurnal koreksi
Kas Kecil Rp 180.000,00 -
Beban sewa toko - Rp 180.000,00
Keterangan : karena terjadi pencatatan kas yang terlalu besar dari yang seharusnya maka kas harus ditambah sebesar selisihnya yaitu Rp 530.000,00 – Rp 350.000,00 = Rp 180.000,00
Contoh soal 2 :
Misalnya adalah pada tanggal 1 Juni 2009 perusahaan melakukan pembayaran beban sewa toko sebesar Rp 350.000,00 secara tunai, namun setelah dilakukan pemeriksaan ternyata terjadi kekeliruan untuk pembayaran sewa toko yang seharusnya Rp 350.000,00 tetapi tercatat Rp 530.000,00 dan yang seharusnya untuk pembayaran beban sewa toko tetapi tercatat pada akun pembayaran sewa kantor, maka jurnal koreksinya adalah sebagai berikut :
Jurnal yang salah/dicatat dalam buku besar kas perusahaan
Beban sewa kantor Rp 530.000,00 -
Kas kecil - Rp 530.000,00
Jurnal yang seharusnya/benar
Beban sewa toko Rp 350.000,00 -
Kas Kecil - Rp 350.000,00
Jurnal koreksi
Kas Kecil Rp 180.000,00 -
Beban sewa toko Rp 350.000,00 -
Beban sewa kantor - Rp 530.000,0
Pengelolaan Dana Kas Kecil
Kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya untuk pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, pembelian perlengkapan dan sejenisnya. Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil.
Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil adalah :
• Formulir permintaan pengisian dana kembali kas kecil
• Formulir permintaan pengeluaran kas kecil
• Jurnal pengeluaran kas
• Buku jurnal kas kecil
• Buku laporan penggunaan dana kas kecil
• Bukti pengeluaran kas kecil
• Alat tulis dan alat hitung
Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil adalah :
• Formulir permintaan pengisian dana kembali kas kecil
• Formulir permintaan pengeluaran kas kecil
• Jurnal pengeluaran kas
• Buku jurnal kas kecil
• Buku laporan penggunaan dana kas kecil
• Bukti pengeluaran kas kecil
• Alat tulis dan alat hitung
Prosedur pengelolaan dana kas kecil
Pembentukan Dana Kas Kecil :
Pembentukan dana kas kecil menggunakan dokumen BKK (Bukti Kas Keluar) yang dikeluarkan oleh kasir atau bagian keuangan.
Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil
Permintaan penggunaan dana kas kecil menggunakan dokumen PPKK (Permintaan Pengeluaran Kas Kecil). Sedangkan bagi pemegang kas kecil PPKK sebagai bukti pembayaran kas kecil kepada pengguna kas kecil. PPKK yang diajukan pengguna kas kecil, apabila pemegang kas kecil meyetujui maka akan dibuatkan dokumen BPKK (Bukti Pengeluaran Kas Kecil) yang dijadikan bukti pemakaian dana kas kecil.
Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pengisian kembali dana kas kecil kepada bagian keuangan menggunakan dokumen PPKKK (Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil).
Alurnya dapat diperjelas dengan gambar sebagai berikut :
Pemegang kas besar mengeluarkan kas kecil dari kas besar
Dengan bukti transaksi berupa Bukti Kas Keluar
Pemakai kas kecil mengisi formulir Permintaan
Pemakaian Kas Kecil kepada pemegang kas kecil
Pemegang kas kecil menyimpan
Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Pemegang kas kecil melakukan Permintaan Pengisian Kembali
Kas Kecil berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil
Pembentukan Dana Kas Kecil
Pembentukan dana kas kecil diawali dari bagian keuangan (kasir / pemegang kas besar) mengeluarkan bukti kas keluar (cek) untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Bagian pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank kemudian mencatat ke buku kas kecil dan mengarsipkannya.
Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil
Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran kas kecil dan menyerahkannya kepada pemegang dana kas kecil. Pemegang dana kas kecil kemudian menyerahkan uang. Pemakai dana kas kecil harus mempertanggungjawabkan pemaikaian dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan bukti pendukung pemakaian dana kas kecil.
Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil harus dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan bukti pendukung pengeluaran kas kecil kemudian diserahkan ke bagian keuangan (kasir). Berdasarkan dokumen tersebut, kasir mengisi cek dan diotorisasi oleh pemegang otoritas (misalnya kepala bagian keuangan) kemudian cek tersebut diserahkan ke bagian pemegang dana kas kecil.
Pembentukan Dana Kas Kecil :
Pembentukan dana kas kecil menggunakan dokumen BKK (Bukti Kas Keluar) yang dikeluarkan oleh kasir atau bagian keuangan.
Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil
Permintaan penggunaan dana kas kecil menggunakan dokumen PPKK (Permintaan Pengeluaran Kas Kecil). Sedangkan bagi pemegang kas kecil PPKK sebagai bukti pembayaran kas kecil kepada pengguna kas kecil. PPKK yang diajukan pengguna kas kecil, apabila pemegang kas kecil meyetujui maka akan dibuatkan dokumen BPKK (Bukti Pengeluaran Kas Kecil) yang dijadikan bukti pemakaian dana kas kecil.
Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pengisian kembali dana kas kecil kepada bagian keuangan menggunakan dokumen PPKKK (Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil).
Alurnya dapat diperjelas dengan gambar sebagai berikut :
Pemegang kas besar mengeluarkan kas kecil dari kas besar
Dengan bukti transaksi berupa Bukti Kas Keluar
Pemakai kas kecil mengisi formulir Permintaan
Pemakaian Kas Kecil kepada pemegang kas kecil
Pemegang kas kecil menyimpan
Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Pemegang kas kecil melakukan Permintaan Pengisian Kembali
Kas Kecil berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil
Pembentukan Dana Kas Kecil
Pembentukan dana kas kecil diawali dari bagian keuangan (kasir / pemegang kas besar) mengeluarkan bukti kas keluar (cek) untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Bagian pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank kemudian mencatat ke buku kas kecil dan mengarsipkannya.
Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil
Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran kas kecil dan menyerahkannya kepada pemegang dana kas kecil. Pemegang dana kas kecil kemudian menyerahkan uang. Pemakai dana kas kecil harus mempertanggungjawabkan pemaikaian dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan bukti pendukung pemakaian dana kas kecil.
Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil harus dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan bukti pendukung pengeluaran kas kecil kemudian diserahkan ke bagian keuangan (kasir). Berdasarkan dokumen tersebut, kasir mengisi cek dan diotorisasi oleh pemegang otoritas (misalnya kepala bagian keuangan) kemudian cek tersebut diserahkan ke bagian pemegang dana kas kecil.
Metode Pencatatan Dana Kas Kecil
Metode pencataan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal serta proses menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas kecil tergantung dari kebijakan perusahaan ( bagian keuangan perusahaan) yang telah disepakati, dapat menggunakan metode dana tetap (imprest fund method) atau metode dana tidak tetap (fluctuation fund method).
Metode Dana Tetap
Dalam metode dana tetap, dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang relative tetap. Jika jumlah dana yang ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan. Dalam metode ini pun pemegang kas kecil tidak mencatat pemakaian kas kecil dalam jurnal. Buku kas kecil dijadikan sebagai catatan intern pemegang kas kecil dan tidak dapat dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan di buku besar.
Metode Dana Tidak Tetap
Dalam metode dana tidak tetap, pemakaian kas kecil oleh pemegang kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan yang telah dikeluarkan.
Contoh :
Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009 Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009 Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009 Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009 Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009 Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dengan demikian, pencatatan dana kas kecil dengan metode dana tetap dapat dilihat pada jurnal umum berikut.
Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund. Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut :
Keterangan : Dalam kolom Ref. Terdapat simbol JPK (Jurnal Pengeluaran Kas) artinya bahwa data pengisian kas kecil itu berasal dari Jurnal Pengeluaran Kas dan JU (Jurnal Umum) berarti berasal dari Jurnal Umum (Penyesuaian). Apabila sampai pada akhir periode seluruh bukti pengeluaran kas kecil belum ditukar (diganti) maka saldo kas kecil yang ada dibuku besar tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Oleh karena itu, maka perlu dibuatkan jurnal penyesuaian. Dari contoh diatas dapat diketahui bahwa :
Akun kas kecil dalam buku besar menunjukan Rp 2.500.000,00
Keadaan kas kecil yang sebenarnya
- uang tunai Rp 800.000,00
- bukti/kuitansi pembayaran yang menggunakan kas kecil Rp 1.700.000,00 +
Rp 2.500.000,00
Dari contoh diatas, diketahui bahwa saldo kas kecil Rp 2.500.000,00 tidak sesuai dengan saldo kas kecil yang sebenarnya yaitu Rp 800.000,00 itu dikarenakan pengeluaran-pengeluaran pada kas kecil belum ditukar. Oleh karena itu perlu adanya jurnal penyesuaian yaitu :
Nilai Rp 1.700.000,00 akan diposting ke buku besar kas kecil (pengaruhnya bisa lihat di buku besar kas kecil).
Pada akhir periode saldo kas kecil menjadi Rp 800.000,00 padahal sudah ditetapkan bahwa kas kecil perusahaan ditetapkan sebesar Rp 2.500.000,00. Sehingga perlu dilakukan jurnal pembalik (reversing entries) agar saldo kas kecil kembali seimbang (balance). Jurnal pembaliknya adalah :
Dari jurnal tersebut rekening kas kecil akan diposting ke buku besar kas kecil sehingga kas kecil menjadi senilai Rp 2.500.000,00 kembali (pengaruhnya bisa dilihat di buku besar kas kecil).
Buku Besar Kas Kecil
Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund method.
Keterangan :
Saldo Kas Kecil berubah seiring dengan terjadinya transaksi yang terjadi. Saldo Kas Kecil terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tidak tetap. Setelah dilakukan pengisian kembali dana kas kecil (tanggal 20 April) maka saldo kas kecil berjumlah Rp 2.500.000,00
Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut :
Buku Besar Kas Kecil
Keterangan : Dalam kolom Ref. (referensi) terdapat simbol PC (Petty Cash) artinya data tersebut berasal dari buku kas kecil.
Pencatatan kas kecil oleh perusahaan yang menggunakan metode dana tetap ataupun metode tidak tetap akan membuat buku kas kecil, yaitu buku yang berisi perincian mengenai penggunaan kas kecil. Berikut ini adalah contoh buku kas kecil :
Buku Jurnal Kas Kecil
Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009 Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009 Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009 Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009 Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009 Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dari transaksi tersebut, dapat dimasukkan ke dalam buku kas kecil sebagai berikut.
Buku Kas Kecil
Seperti halnya dalam perhitungan kas yang bisa menyebabkan terjadinya selisih kas, perhitungan kas kecil juga bisa menyebabkan terjadinya selisih kas kecil.
Metode Dana Tetap
Dalam metode dana tetap, dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang relative tetap. Jika jumlah dana yang ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan. Dalam metode ini pun pemegang kas kecil tidak mencatat pemakaian kas kecil dalam jurnal. Buku kas kecil dijadikan sebagai catatan intern pemegang kas kecil dan tidak dapat dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan di buku besar.
Metode Dana Tidak Tetap
Dalam metode dana tidak tetap, pemakaian kas kecil oleh pemegang kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan yang telah dikeluarkan.
Contoh :
Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009 Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009 Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009 Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009 Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009 Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dengan demikian, pencatatan dana kas kecil dengan metode dana tetap dapat dilihat pada jurnal umum berikut.
Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund. Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut :
Keterangan : Dalam kolom Ref. Terdapat simbol JPK (Jurnal Pengeluaran Kas) artinya bahwa data pengisian kas kecil itu berasal dari Jurnal Pengeluaran Kas dan JU (Jurnal Umum) berarti berasal dari Jurnal Umum (Penyesuaian). Apabila sampai pada akhir periode seluruh bukti pengeluaran kas kecil belum ditukar (diganti) maka saldo kas kecil yang ada dibuku besar tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Oleh karena itu, maka perlu dibuatkan jurnal penyesuaian. Dari contoh diatas dapat diketahui bahwa :
Akun kas kecil dalam buku besar menunjukan Rp 2.500.000,00
Keadaan kas kecil yang sebenarnya
- uang tunai Rp 800.000,00
- bukti/kuitansi pembayaran yang menggunakan kas kecil Rp 1.700.000,00 +
Rp 2.500.000,00
Dari contoh diatas, diketahui bahwa saldo kas kecil Rp 2.500.000,00 tidak sesuai dengan saldo kas kecil yang sebenarnya yaitu Rp 800.000,00 itu dikarenakan pengeluaran-pengeluaran pada kas kecil belum ditukar. Oleh karena itu perlu adanya jurnal penyesuaian yaitu :
Nilai Rp 1.700.000,00 akan diposting ke buku besar kas kecil (pengaruhnya bisa lihat di buku besar kas kecil).
Pada akhir periode saldo kas kecil menjadi Rp 800.000,00 padahal sudah ditetapkan bahwa kas kecil perusahaan ditetapkan sebesar Rp 2.500.000,00. Sehingga perlu dilakukan jurnal pembalik (reversing entries) agar saldo kas kecil kembali seimbang (balance). Jurnal pembaliknya adalah :
Dari jurnal tersebut rekening kas kecil akan diposting ke buku besar kas kecil sehingga kas kecil menjadi senilai Rp 2.500.000,00 kembali (pengaruhnya bisa dilihat di buku besar kas kecil).
Buku Besar Kas Kecil
Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tetap/imprest fund method.
Keterangan :
Saldo Kas Kecil berubah seiring dengan terjadinya transaksi yang terjadi. Saldo Kas Kecil terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tidak tetap. Setelah dilakukan pengisian kembali dana kas kecil (tanggal 20 April) maka saldo kas kecil berjumlah Rp 2.500.000,00
Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut :
Buku Besar Kas Kecil
Keterangan : Dalam kolom Ref. (referensi) terdapat simbol PC (Petty Cash) artinya data tersebut berasal dari buku kas kecil.
Pencatatan kas kecil oleh perusahaan yang menggunakan metode dana tetap ataupun metode tidak tetap akan membuat buku kas kecil, yaitu buku yang berisi perincian mengenai penggunaan kas kecil. Berikut ini adalah contoh buku kas kecil :
Buku Jurnal Kas Kecil
Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009 Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009 Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009 Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009 Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009 Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dari transaksi tersebut, dapat dimasukkan ke dalam buku kas kecil sebagai berikut.
Buku Kas Kecil
Seperti halnya dalam perhitungan kas yang bisa menyebabkan terjadinya selisih kas, perhitungan kas kecil juga bisa menyebabkan terjadinya selisih kas kecil.
Mutasi Dana Kas Kecil
Setiap transaksi yang akan mempengaruhi posisi kas kecil harus dicatat ke dalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil. Dokumen tersebut antara lain :
• Bukti kas keluar (BKK)
• Permintaan Pengeluran Kas Kecil ( PPKK)
• Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK)
• Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKKK)
Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009 Dibentuk dana kas kecil dengan penerimaan cek dari kas keluar No. 201
sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009 Permintaan pemakaian kas kecil untuk membeli perlengkapan kantor dengan PPKK
No. 312 senilai Rp 500.000,00 dengan Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) No. 401
7 April 2009 Permintaan pemakaian kas kecil untuk membayar biaya listrik dan telepon dengan PPKK
No. 313 sebesar Rp 700.000,00 dengan Bukti Pengeluaran kas kecil (BPKK) No. 402
14 April 2009 Permintaan pemakaian kas kecil untuk membayar membayar biaya iklan dengan PPKK
No. 314 sebesar Rp 500.000,00 dengan Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) No. 403
20 April 2009 Pemegang kas kecil melakukan permintaan pengisian kembali kas kecil dengan PPKKK
No. 102. Untuk itu pemegang kas kecil menerima bukti kas keluar No. 202
tertanggal 20 April 2009.
• Bukti kas keluar (BKK)
• Permintaan Pengeluran Kas Kecil ( PPKK)
• Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK)
• Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKKK)
Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009 Dibentuk dana kas kecil dengan penerimaan cek dari kas keluar No. 201
sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009 Permintaan pemakaian kas kecil untuk membeli perlengkapan kantor dengan PPKK
No. 312 senilai Rp 500.000,00 dengan Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) No. 401
7 April 2009 Permintaan pemakaian kas kecil untuk membayar biaya listrik dan telepon dengan PPKK
No. 313 sebesar Rp 700.000,00 dengan Bukti Pengeluaran kas kecil (BPKK) No. 402
14 April 2009 Permintaan pemakaian kas kecil untuk membayar membayar biaya iklan dengan PPKK
No. 314 sebesar Rp 500.000,00 dengan Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) No. 403
20 April 2009 Pemegang kas kecil melakukan permintaan pengisian kembali kas kecil dengan PPKKK
No. 102. Untuk itu pemegang kas kecil menerima bukti kas keluar No. 202
tertanggal 20 April 2009.
